4 Tahapan Negosiasi yang Perlu Kamu Ketahui

Kelaskomunikasi.com – Pada artikel terdahulu kita sudah membahas tentang apa itu negosiasi dan lobi. Terkait urgensi dan fungsi lobi dan negosiasi sudah jelas menjadi satu diantara beberapa skil yang harus dimiliki oleh seorang public reation. Pada artikel kali ini kita akan membahas tahapan dalam proses negosiasi.

Negosiasi perlu dipahami sebagai sebuah proses untuk menciptakan mutual value yang menghasilkan win win solution, bukan merugikan salah satu pihak. Banyak mitos terkait negosiasi, ada yang berpendapat bahwa negosiasi adalah talenta alamiah namun faktanya negosiasi adalah skil yang harus dipelajari.

Negosiator handal dianggap bergantung pada intuisi padahal negosiator harus melakukan persiapan yang baik. Banyak yang melakukan negosiasi dengan banyak berbicara dan lupa mendengarkan, faktanya mendengar adalah salah satu kunci sukses dari negosiasi.

Baca juga:
* Teknik Lobi dan Negosiasi

Kegagalan negosiasi dapat diantisipasi dengan berbagai cara termasuk menyadari bahwa selalu ada peluang kalah dalam proses negosiasi, belum tentu negosiator yang berpengalamanpun akan selalu memenangkan perundingan dan mencapai kesepakatan. Memiliki poin poin penting daripada sekedar keras kepala dalam proses negosiasi dapat memperkuat posisi kita daripada banyak berdebat namun tidak memberikan pengaruh kuat dalam proses negosiasi

Ketika melakukan negosiasi paling tidak kita harus memahami kerangka negosiasi. Dalam berbagai teori dan berbagai diklat untuk meningkatkan skil negosiasi dikenal ada 3 aspek dalam negosiasi yaitu:

1. Step atau tahapan
2. Style atau gaya
3. Strategi

Step atau Tahapan Negosiasi

Pada aspek step atau tahapan negosiasi dapat dibagi menjadi 4 ( empat) step yaitu tahap persiapan, tahap pembukaan , tahap penawaran dan tahap penutupan. Artikel ini akan mengupas empat tahapan tersebut secara terperinci.

1. Persiapan

Tahapan negosiasi pertama adalah persiapan. Persiapan adalah tahap awal dimana kita harus mengenali lawan negosiasi, mengenali kebutuhan lawan dan kebutuhan diri sendiri, merumuskan penawaran untuk memenuhi kebutuhan baik dari kita dan lawan negosiasi. Persiapan negosiasi meliputi persiapan mental dan fisik, persiapan waktu, pemahaman situasi dan perumusan BATNA ( Best Alternative To a Negotiate Agreement).

Persiapan mental ini meliputi mengkondisikan pemikiran kita untuk segala hal ke arah positif. Tanamkan dalam pikiran kita bernegosiasi untuk mencari solusi dan jalan keluar bagi kedua belah pihak. Mendatangi arena negosiasi dengan mental juara, bersemangat dan percaya diri, jangan membandingkan diri kita dengan orang lain.

Sedangkan persiapan fisik ini lebih pada menjaga stamina dan memastikan bahwa kita dalam kondisi yang baik dan sehat. Penampilan saat negosiasi juga menjadi cerminan dari kredibilitas kita, jadi memang seharusnya menjaga penampilan yang baik dan sopan.

Persiapan waktu dalam negosiasi juga menjadi faktor yang penting. Cermat dalam memilih waktu akan memberikan dampak yang maksimal terhadap hasil negosiasi. Pemilihan waktu yang tepat jarang datang dua kali, jadi pergunakan waktu sebagik mungkin dan jeli dalam melihat peluang ketepatan waktu.

Poin poin yang harus dipahami dalam memahami situasi negosiasi diantaranya adalah jangan terjebak pada pembahasan tema yang tidak penting, menyadari batasan yang dapat kita berikan dan ketahui dengan baik tentang apa yang dapat kita negosiasikan.

Negosiasi mengenal adanya BATNA (Best Alternative To a Negotiate Agreement) yang didefinisikan sebagai alternatif yang anda miliki jika tidak memperoleh persetujuan dalam sebuah negosiasi. Seandainya negosiasi ini gagal maka kemungkinan apa yang akan terjadi terhadap anda.

Mengetahui BATNA anda, berarti mengetahui tentang apa yang anda lakukan, konsekuensi apa yang akan terjadi pada anda bila negosiasi gagal mencapai kesepakatan. Tahapan mempersiapkan BATNA dapat dilakukan dengan memeriksa kembali kepentingan- kepentingan anda. Memilih alternatif terbaik yang memenuhi kepentingan anda dan jangan lupa untuk memprediksi BATNA pihak lain yang akan bernegosiasi dengan anda.

Sebelum melakukan negosiasi kita wajib mengetahui masalah secara detail. Analisis masalah dan situasi menjadi kunci kita dalam memahami masalah. Seberapa besar masalah, terkait dengan urgensivitasnya, dan siapa saja yang terlibat dalam masalah tersebut.

Berbagai pendekatan dapat dilakukan dalam melakukan analisis masalah seperti analisis matriks, analisis H atau analisis SWOT. Melalui pemetaan yang detail terkait masalah akan mematangkan langkah kita dalam melakukan maping potensi penyusunan penawaran.

Ada kalanya kita harus mempersiapkan materi dengan detail dalam proses negosiasi. Materi ini dapat diwujudkan dengan notes, highlight, catatan, laporan hingga dapat berbentuk presentasi yang disampaikan dalam proses negosiasi. Materi presentasi dalam negosiasi harus disiapkan sedemikian rupa sehingga akan membantu kita dan memudahkan kita dalam menjelaskan atau memberikan gambaran pada lawan.

Materi presentasi yang baik akan menarik perhatian lawan negosiasi kita, sehingga mereka dengan mudah akan menyimak dan memahami. Dengan begitu pesan yang kita sampaikan akan efektif dan mendorong tercapainya kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. Berikut adalah beberapa kriteria materi presentasi negosiasi yang baik menurut berbagai sumber:

• Jelas, Akurat , Padat dan Singkat
• Berisikan poin poin penting yang menjadi bahan negosiasi
• Menggambarkan masalah atau hal hal yang menjadi fokus pembahasan
• Desain Menarik, menyesuaikan karakter dari lawan negosiasi
• Menggabungkan berbagai unsur sesuai dengan kebutuhan ( teks, foto, video)
• Berujung pada call to action , yaitu membuat lawan untuk memberikan tanggapan
• Memiliki durasi yang cukup ( tidak terlalu singkat dan tidak terlalu panjang )
• Membagi presentasi dengan bagian pembuka, isi dan penutup

2. Pembukaan

Tahapan negosiasi kedua adalah pembukaan. Yaitu kondisi dimana penawaran mulai diajukan kepada pihak lain. Ada tiga bagian penting dalam pembukaan yaitu situasi, gather information dan penggunaan positive body language. Situasi menggambarkan kesempatan untuk mempengaruhi prospek, mengambil peluang untuk mempimpin arah negosiasi, persiapan akan sangat mempengaruhi kredibilitas kita dalam melakukan negosiasi serta menjukkan kesiapan dalam mengantisipasi kebutuhan prospek. Persiapan dapat menjadi panduan, menjadi step of goals dan memberikan potensi keberhasilan.

Gather information menggambarkan pembukaan negosiasi disaat kita dapat mempelajari secara lebih baik tentang posisi prospek dalam bernegosiasi. Mempelajari kelemahan dan kekuatan argument dari lawan negosiasi. Penting untuk mengetahui atau mengenali gaya negosiasi dari lawan kita serta mengindentifikasi hal hal yang tidak bisa dinegosiasikan.

Saat melakukan negosiasi wajib memperhatikan postur, facial expretion , tone of voice dari lawan negosiasi. Hal ini penting karena komunikasi nonverbal menjadi penting dan memiliki arti yang lebih mendalam dalam komunikasi. Insight yang lebih mendalam akan kita dapatkan saat kita banyak mendengar lawan. Body language dapat mengalihkan perhatian, jadi berhati hati dalam memaknai body language.

3. Penawaran

Ketiga, tahap penawaran yaitu proses pencarian persetujuan antar pihak dan menemukan kondisi win win solution bagi semua. Tahap penawaran merupakan tahap yang penting, pada tahap ini kita menjelaskan tentang poin apa yang akan didiskusikan negosiasi.

Pada tahap ini kita memberikan penawaran yang kita buat, namun ada kalanya lawan juga memberikan penawaran terlebih dahulu. Dalam fase ini jika ada keberatan yang ingin diajukan maka dapat diajukan.

Fase penawaran disarankan untuk tidak bicara terlalu banyak karena mengurangi kemampuan kita untuk mengerti prospek dalam negosiasi. Jangan langsung berkata tidak, coba tawarkan alternatif apabila tidak bisa memenuhi sesuatu.

Jangan terlalu menunjukkan kekurangan kita saat melakukan negosiasi. Jangan gunakan masalah kita sebagai poin dalam negosiasi, lalu jangan cepat setuju jika penawaran dari lawan belum sesuai dengan kebutuhan kita. Dalam proses negosiasi hendaknya juga jangan cepat menyerah. Disarankan kita sebaiknya menggunakan kelebihan kita untuk menutupi kekurangan.

4. Penutupan

Keempat, tahap penutupan yaitu tahapan akhir dimana terjadi suatu kesepakatan antara kedua belah pihak. Kesepakatan ada kalanya dibubuhkan dalam perjanjian atau MoU bukan hanya sebatas pembicaraan saja. Penutupan negosiasi biasanya merangkum semua hasil negosiasi dan memaparkan jalan tengah yang diambil sebagai keputusan atau solusi yang disepakati kedua belah pihak.

Hendaknya saat penutupan ini telah selesai semua segala isu dan keberatan yang timbul saat proses negosiasi. Persiapkan penawaran terakhir sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak dan pastikan bahwa tidak ada pihak yang merasa dirugikan dan sama sama mendapatkan solusi.

Baca juga:
* Memahami Strategi Komunikasi

Setelah proses negosiasi mencapai kesepakatan, kedua belah pihak hendaknya menjaga hubungan baik sehingga dapat membuka peluang kerjasama baru. Hubungan yang dibina kedua pihak hendaknya bukan hanya hubungan dalam jangka pendek saja namun juga hubungan jangka panjang. Tidak menutup kemungkinan bahwa dua belah pihak dapat melakukan kolaborasi dan kerjasama dimasa yang akan datang.

Sharing is caring!